In un’azienda come VBD Parts, la cui missione è prettamente commerciale e consiste nella distribuzione di ricambi auto, è fondamentale che tutti gli elementi della struttura si muovano con la giusta sincronia.
Ogni richiesta proveniente dalle officine richiede una risposta rapida e precisa, perché la loro capacità di servire efficacemente i clienti finali dipende direttamente dall’efficienza del distributore a cui si affidano. Questo presuppone una logistica strutturata al meglio e un supporto operativo e amministrativo continuo, oltre a una gestione accurata delle relazioni con i fornitori. Al centro di questo sistema ci sono le persone interne all’azienda, che devono essere formate e guidate per realizzare con efficacia tutti i processi necessari.
A orchestrare questa complessa rete di interazioni tra colleghi, fornitori e clienti è il Responsabile Sales Service Operations, figura chiave che garantisce il coordinamento ottimale delle aree commerciale, logistica e amministrativa. Il suo ruolo non si limita solo alla gestione ordinaria, ma include anche la fluidità dei processi, la risoluzione puntuale delle criticità e il supporto costante ai team coinvolti.
In VBD Parts questa posizione strategica è affidata a Valentina Cilli , una professionista con oltre 15 anni di esperienza nel settore automotive a tutti i livelli, dalla piccola concessionaria alla grande multinazionale, sempre con la stessa attitudine a mettersi in gioco, imparare e coinvolgere il team di lavoro nel raggiungimento dei risultati prefissati.
Valentina nel 2023 ha accettato una sfida professionale ambiziosa: contribuire a creare da zero un Distrigo HUB e accompagnarlo nella sua evoluzione, trasformandolo in un polo distributivo di ricambi sempre più completo e innovativo.
Oggi VBD Parts non solo fornisce ricambi originali Stellantis , ma anche componenti IAM delle migliori marche e servizi che supportano le officine clienti, nel segno dei cinque pilastri dell’azienda : formazione, qualità, innovazione, servizi e disponibilità del prodotto.
Abbiamo chiesto a Valentina di raccontarci il suo ruolo, le sfide che affronta nel suo quotidiano e la visione che la guida nel suo lavoro.
Grazie a voi. Parlare di me non è la cosa che mi viene più naturale, perché il mio lavoro è soprattutto dietro le quinte. Mi occupo di coordinare tanti aspetti operativi, quelli che permettono di far arrivare ogni pezzo in officina nei tempi giusti.
Gestisco quotidianamente i fili di tanti player diversi: colleghi interni, reparti, fornitori e clienti. Tutto deve funzionare con precisione, ed è mia responsabilità garantire che i processi restino sempre fluidi.
Di base c’è una grande passione per il mondo delle auto, che ho cominciato a coltivare sin da ragazzina: sul mio comodino insieme a libri e rotocalchi c’era sempre anche una copia di qualche rivista di settore. È così che, terminati gli studi, quasi naturalmente ho iniziato a lavorare in una concessionaria, un’esperienza altamente formativa perché ti permette di vedere la realtà a 360 gradi, mettendo insieme le richieste della direzione con le esigenze del cliente e con l’attività dei meccanici in officina.
Da lì ho affrontato un po’ tutti i versanti organizzativi della distribuzione ricambi, in strutture distributive via via sempre più ampie, maturando così una visione strategica che oggi mi fa sentire completamente a mio agio in questo ruolo.
Quando nel 2023 mi è stato proposto di entrare in VBD Parts per contribuire creare da zero un Distrigo HUB, ho accettato con entusiasmo: era l’occasione di partecipare a un progetto innovativo, che affianca alla distribuzione anche il supporto alle officine clienti in termini di servizi e formazione, tecnica e commerciale.
Il mio ruolo è quello di agire come una cinghia di trasmissione tra le diverse aree aziendali, assicurando che tutti gli ingranaggi operino con efficienza e armonia.
Mi occupo di tradurre le strategie e le idee della direzione in azioni concrete, supportando l’operatività del team commerciale, gestendo i flussi logistici e monitorando attentamente gli aspetti amministrativi. È fondamentale che ogni parte del sistema aziendale sia perfettamente allineata, anticipando e risolvendo eventuali criticità in modo rapido ed efficace.
Un aspetto fondamentale del mio lavoro è la capacità di ascoltare. Non si tratta solo di coordinare processi e gestire flussi, ma anche di capire realmente cosa serve alle officine. Ogni segnalazione, ogni feedback è un’opportunità per migliorare: rispondere con prontezza è importante, ma lo è ancora di più assicurarsi che la soluzione proposta sia quella più adatta alle esigenze specifiche di chi ci sceglie.
Il settore della distribuzione ricambi è particolarmente dinamico, caratterizzato da tempistiche serrate, standard elevati e aspettative sempre crescenti. Ogni giornata presenta nuove situazioni che richiedono flessibilità e capacità di problem solving.
La sfida principale consiste nel garantire che l’azienda si muova con il giusto ritmo: affiancare alla solidità strutturale una reattività capace di rispondere in modo veloce e personalizzato alle esigenze dei clienti. Il mio obiettivo è far sì che, anche nelle circostanze più complesse, ogni reparto possa individuare rapidamente la soluzione migliore.
Direi che non esiste una giornata tipo, ed è proprio questo il bello (e la sfida!) del mio ruolo. Ogni giorno è fatto di momenti diversi, ma ci sono alcune attività ricorrenti che caratterizzano il mio lavoro.
La mia giornata inizia con un check generale dello stato delle attività: controllo i flussi logistici, analizzo eventuali segnali di criticità negli ordini o nei resi, e mi assicuro che il Contact Center abbia tutte le informazioni necessarie per gestire al meglio le richieste dei clienti. Questo non significa solo rispondere alle esigenze in tempo reale, ma soprattutto anticiparle: individuare possibili punti critici prima che si trasformino in problemi è parte integrante del mio lavoro.
Prevenire possibili problematiche è una priorità assoluta, e cerchiamo di attuarla attraverso un lavoro di ottimizzazione continua dei processi. Una gestione proattiva delle informazioni, il coordinamento efficace tra i reparti e procedure chiare permettono di ridurre al minimo gli imprevisti e garantire fluidità operativa.
Tuttavia, quando un problema si presenta, è fondamentale intervenire con rapidità e metodo: sapere subito chi deve agire e come farlo assicura una risoluzione efficace, riducendo l’impatto sulle attività aziendali e mantenendo elevata l’efficienza complessiva.
Serve una firma per autorizzare la spedizione urgente di un ricambio richiesto da un’officina? L’obiettivo è che il sistema di gestione riduca al minimo la necessità di interventi straordinari. È arrivata una mail dal fornitore che comunica un ritardo nell’approvvigionamento di un componente? Se non è stato possibile evitarlo, bisogna reagire rapidamente, trovando soluzioni alternative per garantire continuità operativa. Monitorare la customer satisfaction non è solo risolvere un errore nell’ordine o gestire un pezzo difettoso: significa costruire un rapporto solido con le officine, ascoltare e comprendere le loro difficoltà quotidiane e lavorare affinché le criticità emergano sempre meno.
Nel frattempo, mantengo sempre uno sguardo strategico su quello che succede in azienda: lavoro sulla struttura consolidandone le fondamenta affinché la crescita sia armoniosa, sostenibile e sempre più efficiente.
In base alla mia esperienza, ritengo che visione d’insieme e attenzione ai dettagli siano fondamentali. Sembrano due cose opposte, ma devono andare di pari passo: avere sempre chiaro il quadro generale, senza trascurare le piccole variabili che possono fare la differenza. Un dettaglio fuori posto può rallentare un intero processo, e serve saperlo riconoscere subito.
Capita spesso di dover gestire situazioni in tempi stretti, con precisione e senza margine di errore. Chi si affida a noi – clienti e fornitori – deve poter contare su risposte puntuali e chiare, senza incertezze o tempi morti. Ogni richiesta deve essere affrontata con rapidità, perché una risposta tempestiva può fare la differenza per il lavoro di un’officina o per il corretto funzionamento dell’intera catena distributiva.
Un’altra qualità essenziale è la flessibilità. Il mio ruolo non ha schemi rigidi né orari prevedibili: ogni giornata è diversa e bisogna essere pronti a intervenire quando serve. È importante sapersi adattare alle situazioni, mantenendo sempre un equilibrio che consenta di restare lucidi e performanti nel lungo periodo.
Infine, il lavoro di squadra, forse la cosa più importante. Il mio ruolo esiste in funzione delle persone con cui collaboro ogni giorno. Supportare i colleghi, fornire risposte chiare e mettere tutti nelle condizioni di lavorare al meglio è parte integrante di ciò che faccio. Se ogni reparto ha ciò di cui ha bisogno per funzionare bene, allora l’intera azienda ne trae beneficio.
I prossimi mesi saranno molto impegnativi ma anche stimolanti, perché stiamo lavorando a diverse novità pensate per rendere il nostro servizio ancora più efficiente e vicino alle esigenze delle officine. L’obiettivo è semplificare il lavoro quotidiano dei clienti, offrendo strumenti più intuitivi e soluzioni che migliorino la gestione operativa, oltre a offrire un’informazione sempre più chiara e puntuale per permettere ai nostri clienti di essere autonomi nella gestione delle loro esigenze.
Stiamo perfezionando il nostro e-commerce, rendendolo più completo e semplice da utilizzare per velocizzare la ricerca e l’ordine dei ricambi. Un altro progetto in corso riguarda un nuovo sistema digitale per la gestione dei resi, pensato per rendere questo processo più rapido e trasparente: ormai siamo in dirittura d’arrivo e ci stiamo preparando per presentare questa nuova funzionalità alla rete.
Dal 21 al 24 maggio saremo ad Autopromotec , un’occasione per mostrare concretamente queste innovazioni e confrontarci direttamente con chi ogni giorno utilizza i nostri servizi. Sarà un’opportunità per raccogliere opinioni e far conoscere meglio tutte le possibilità offerte dalla nostra proposta.
A livello interno, il focus rimane sull’ottimizzazione dei processi. Migliorare il funzionamento dell’azienda significa garantire maggiore efficienza e tempi di risposta più rapidi per chi si affida a noi. Il lavoro su questi aspetti è continuo e orientato a rendere ogni fase più fluida e strutturata.
